Autocunoaștere Motivațional
Practic – cum să fii mai productiv și să ai timp
6 martie , 2017
2
, , , , , , , , , , , , ,
lista

Cred că este timpul pentru un articol mai practic. Am tot vorbit și vorbit, dar sfaturi practice am oferit cam puține, după cum mi-a și sesizat prietenul meu Sebastian.

Pe calea aceasta îți mulțumesc încă o dată Natty, de asta îmi place să am în jurul meu oameni ca tine!

Așa cum a spus și el, și am observat și eu, în articolul în care îți spuneam De ce nu reușești să fii productiv și n-ai timp de nimic, acolo am dat prea puține exemple concrete și practice.

În articolul de față voi enumera și explica mai pe larg metodele pe care le-am cunoscut eu, dar nu doar că le-am cunoscut ci pe care le-am și aplicat.
Așa că s-ar putea să fie procese de care să fi auzit până acum, faptul că le prezint și eu e din cauză că le folosesc și pentru că mie îmi sunt foarte utile.

După cum ziceam în articolul despre care am vorbit, acolo am precizat metoda listelor când am spus să scrii pe foaie.
Aici mă văd nevoit să intru mai în detalii pentru că listele pot fi o metodă extrem de utilă în gestionarea sarcinilor și a timpului(folosesc termenul, chiar dacă în articolul anterior am demontat acest concept).

Listele le poți face pe ce interval temporal vrei tu: zilnice, săptămânale, lunare sau chiar anuale.
Evident că în funcție de cât de mare e lista și pe cât timp se întinde, sarcinile pe care le treci acolo diferă. Doar nu vei scrie într-o listă anuală că vrei să duci gunoiul o dată la 2-3 zile.

Spun lucrul ăsta pentru că listele, așa ca orice lucru de pe lumea asta, are două fațete. Poate să îți fie extrem de utilă, sau îți poate crea și mai multe probleme.
În cazul în care îți investești o grămadă de timp în a-ți crea lista cât mai frumoasă, perfectă, împopoțonată cu inimioare și unicorni, aliniată la dungă, etc. s-ar putea de fapt să-ți faci și mai mult rău.

Listele au rolul de a-ți elibera stresul psihic cauzat de acumularea de ”chestii de făcut” pe care nu le mai poți gestiona. E ca o aerisire a minții, dacă vrei să-i spui așa. Creierul adoră să facă ordine și liste, așa că îi poți oferi o pauză(o mini-vacanță) dându-i ocazia să facă liste. Dar vezi să nu transformi asta în sarcina primordială!

Dacă îți faci o listă zilnică, fă-o la începutul zilei(sau la sfârșitul zilei anterioare – dar chiar înainte de somn, din pat dacă poți) și trece alea 3,4,5 chestii urgente pe care vrei să le faci. Apoi, dacă vrei să adaugi și lucrurile mai puțin urgente și mai puțin prioritare, o poți face, dar nu e prea necesar.
Dacă lista e săptămânală sau lunară, atunci desigur că ar fi bine să adaugi și lucrurile care nu ard, dar care ai cam vrea să le finalizezi.

Aici intervine o a doua metodă care poate fi aplicată listelor, dar nu numai, și anume prioritizarea.

Știu că e foarte logic și la mintea cocoșului, dar așa cum am mai zis în alte articole sau pe facebook, chestiile evidente le uităm așa ușor, tocmai pentru că sunt evidente.

Prioritizarea pe mine mă ajută mereu și m-a ajutat să pot vedea jumate de Europă aproape fără bani. E un exercițiu. Un exercțiu pe care e bine să-l  practici cât mai des. Așa o să-ți devină rutină, instinct, și vei ajunge să alegi ceea ce e important pentru tine, fără să mai stai să gândești, în funcție de prioritățile tale.

În privința sarcinilor și obligațiilor pe care le ai față de tine sau alții, prioritizarea îți va oferi și ea timp și relaxare psihică.
Dacă o folosești împreună cu listele, atunci când faci una zilnică, cel mai probabil o vei face direct în funcție de priorități.

Când vorbim de liste mai lungi, în cazul lor va fi nevoie să le revizuiești după ce le-ai scris și să filtrezi informația trecută acolo prin prisma priorităților.
Da, la început poate vei fi tentat să spui ”DAR TOATE SUNT URGENTE!!!”, iar când te vei găsi în situația aia îți recomand să lași totul și să respiri. Să respiri profund de vreo 5-6 ori, apoi să te uiți iar peste ele. Dacă iar gândești așa, repetă procesul cu respirația până când te vei putea uita la ele și le vei vedea în ansamblu, relaxat.
Apoi începe să le împarți pe categorii de genul urgent(adică ce trebuie făcut acum sau în maxim 24 de ore), prioritar (ce trebuie făcut în următoarele 4-5 zile), și ‘de terminat’(ceva ce are termen mai mare de 1 săptămână) și tot așa.
Evident că ceea ce am spus mai sus sunt niște exemple, dar pentru mine exemplele întotdeauna ajută. Tratează exemplul ca un exemplu, nu ca o regulă :)

Când vorbim de liste pe mai mult de 1 lună și până la un an, deja aici putem folosi o altă unealtă și anume Fișa/Graficul Gantt.

Asta, îți spun sincer, e o tehnică ceva mai avansată, care ia ceva timp – poate chiar 1-2 zile – să o faci, dar fiind o unealtă pentru planificarea unui semestru sau an, se merită timpul investit.
Eu am intrat pentru prima oară în contact cu ea în AIESEC. Acolo am văzut cum se folosește, am fost atent, apoi după 4-5 ani am folosit-o pentru a organiza un festival de jonglat în cadrul unui stagiu de voluntariat de lungă durată.
De obicei Fișa Gantt e pentru proiecte mai mari, ce implică și alte persoane, bugete, departamante, etc.
Daaar, nimeni și nimic nu te oprește să o aplici în viața personală. Până la urmă totul e un proiect, dacă vrem să-l vedem așa, inclusiv viața și existența noastră.

După o căutare google rapidă, am dat peste explicația de mai jos a Fișei Gantt, aici, de unde poți și descărca una:
”Pentru cei care nu sunteti familiari cu conceptul de fisa gantt, e o unealta foarte utila de planificare a activitatilor, pe coloana din stanga punem activitatile si pe coloanele din dreapta avem timpul. Celulele din dreapta se coloreaza automat atunci cand introducem o valoare in ele, orice valoare.”
Pe cei care sunteți curioși să aflați mai multe despre Fișa Gantt, vă las să o descoperiți singuri, dar puteți să mă întrebați și pe mine dacă aveți nelămuriri sau aveți nevoie de ajutor.

Când vine vorba de managementul timpului, am observat că metoda pomodoro e extrem de eficientă. Cel puțin pentru mine.

Metoda asta presupune divizarea timpului de lucru în calupuri de 20-25 de minute cu pauze de 5 după fiecare calup. Numele vine de la cuvântul roșie în italiană. Dacă ești curios despre istoria și numele metodei, intră pe linkul pe care l-am lăsat mai sus.

Ideea e simplă: când te pui să lucrezi, dai drumul unui cronometru setat pe 20-25 de minute și cât acesta merge tu faci doar acel lucru pe care te-ai pus să-l faci. Fără distrageri, fără pauze, fără eschivări. Fără mers la baie, fără răspuns la telefon sau fără a ajuta un coleg. Nici măcar nu-i răspunzi dacă vrea ceva.
Nu în acele 20-25 de minute. Dacă o faci, totuși, resetezi cronometrul și o iei de la capăt, chiar și dacă trecuseră deja 19 minute când ai răspuns apelului sau SMS-ului.

Crede-mă că e foarte eficientă tehnica, chiar dacă pare drastică și rigidă. Are mai multe beneficii, pe lângă productivitatea crescută – n-ai idee cât de multe poți face în 25 de minute de muncă concentrată pe un singur lucru 😉
Ce o să mai înveți folosind metoda asta e să trasezi granițe, să setezi limite și să spui nu. Fără resentimente sau supărări.
Vei mai învăța că timpul tău este prețios și după ce vei descoperi asta, tu îl vei aprecia și nu-l vei mai irosi, plus că nu vei mai da voie altora să ți-l irosească.

PS: pentru a folosi tehnica pomodoro, nu ai nevoie de un ceas fizic, este o aplicație(goodtime) pentru smarphone foarte deșteaptă care atunci când îi dai drumul pomodoro-ului îți dezactivează netul, îți pune telefonul pe modul mute și altele.

O altă metodă utilă de gestionare și planificare a timpului este agenda.

Știu că poate pentru unii sună un pic pompos sau arogant, dar agenda îți salvează așa mult timp și stres psihologic. Pfaiaiai!
Am început de ceva vreme să îmi trec chestiile importante, întâlnirile, cursurile, webinariile, skype call-urile, și chestiile importante în agendă. Eu mă folosesc de o aplicație de pe telefon, un calendar, sincronizat cu calendarul google(să am acces și de pe laptop la el) și îmi setez remindere(cu o zi înainte, câteva ore, jumătate de oră, 10 minute și 5 minute) înainte de eveniment.
Trec inclusiv programarea la bărbier acolo!
Îmi ia câteva secunde să trec chestia aia în calendar, apoi știu că pot să-mi iau gândul de la ea. În felul ăsta nu mai trebuie să mă stresez că nu mai știu când, cu cine și de la ce oră mă văd.

Iar o ultimă metodă despre care voi mai vorbi în articolul ăsta vreau să precizez că e mai mult un principiu, un mindset, despre care e bine să fii conștient. Și anume principiul/regula lui Pareto, sau regula 80/20

Principiul lui Pareto sună ceva de genul: ”este principiul conform căruia 20% din ceva, întotdeauna reprezintă 80% din rezultat” (conform wall-street.ro).
Adică ”în aproape orice problemă, puținul(20%) reprezintă esențialul, iar mulțimea(80%) reprezintă partea mai puțin valoroasă.”

După cum ziceam, e mai mult un principiu decât o metodă, dar dacă suntem conștienți de el multe lucruri se pot schimba.
Un exemplu mai clar al regulii 80/20 este: 80% din timp folosești 20% dintre hainele pe care le ai.
Gândește-te la asta. Vezi în câte domenii ale vieții se aplică regula asta, apoi o să vezi cât de mult te poți relaxa, cât spațiu și timp îți poți face și mai ales pe ce să te concentrezi.

Sper că metodele pe care eu le folosesc și pe care ți le-am prezentat aici să te ajute în gestionarea sarcinilor și timpului tău mai bine.

Spune-mi, tu ce alte metode mai știi?
Mi-ar plăcea să știu dacă ai aplicat vreuna dintre metodele prezentate de mine și dacă da, cum ți s-a schimbat starea după ce le-ai aplicat.

O zi productivă și relaxată!

4

About author

Articole similare

/ Dacă ți-a plăcut acest articol, s-ar putea să te intereseze și acesta

ce-i facut e bine facut

Ce-i făcut e bine făcut!

Cred că este timpul pentru un articol mai practic...

Citește mai mult
salvatorul lumii

Cum e să fii ‘Salvatorul Lumii’

Cred că este timpul pentru un articol mai practic...

Citește mai mult
e tarziu - final

”E târziu. Trebuie să visăm”

Cred că este timpul pentru un articol mai practic...

Citește mai mult

There are 2 comments

  • Nedelcu Sebastian spune:

    Veşnica agendă am folosit-o de nenumărate ori şi acum cu tehnologia, telefon şi laptop clar!

    Liste îmi fac destul de des, sau cel puţin note pad-uri cu ce am de făcut, am încercat şi Pomodoro, e utilă când ai mult de muncă! Felicitări pentru articol!

    • Bogdan spune:

      Da, unele lucruri, chiar dacă sunt ‘veșnice’ rămân în continuare utile. Poate îmbunătățite(pe telefon, laptop) dar tot ideea aia e.

      Pomodoro e excelent. Pe mine m-a șocat cât de multe am reușit să fac în intervale așa scurte, dar focusate.
      Listele le-am combinat cu prioritizarea și iar m-a ajutat foarte mult treaba asta.

      Mulțumesc frumos!

  • Lasă un răspuns

    Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *

    >
    Sunt și pe Facebook ;)